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探索会展活动策划的各个阶段工作

日期:2019-02-13 浏览次数:0次

最近几年来,会展活动经济被普遍看好,特别是对举办单位来说,参加会展活动具有时间短、客源广、来钱快的特点,因此各地相继争相举办各种类型的会展活动,如北京、上海、上海等地,部分高校也开开始设立起会展活动策划专业,而很多的活动策划公司也纷纷将业务重点分去了会展活动策划这块,可谓理论与实践都呈现出一派繁华景象。

但是,在这种繁华的背后,也不乏各行业的参展企业单位以及消费者的抱怨,企业参展要付出很高的代价,如展位费、活动策划费、人员成本、产品样品费、运输费等,参展后发现与参展期望值相差甚远,参加会展活动的收获一次不如一次,甚至于全凭运气去碰;而消费者则认为逛了会展没啥收获,甚至认为会展活动策划徒有虚名;就会展活动的举办方来说,招商的困难重重也深感会展活动举办的困难,不少会展活动举办方自身也未能从中获得利益。导致这种现象的原因是多方面的,但其主要原因还 在于理论的空洞和举办方对行业与市场的欠缺了解,以及操作的失策。

现实中的各类会展活动做法基本上是由媒体、行业协会、展览公司或活动策划公司操办,定好时间地点就开始招商,招商时也就谈论展位的价格,接着用一些简单或华丽的广告语言,告知会展开幕的项目与时间地点。从现有的一些相关书籍和各地的会展活动做法来看,绝大多数会展活动策划的理论还是停留在流程上的,实践中的做法也基本如此。网络上有号称样本的会展活动策划案例,这种案例在一定程度上也反映出当今会展活动策划的总体水平。如果按照那种所谓的案例样本去操作,则失败的可能性远大于成功的可能性。

探索会展活动策划的各个阶段工作

会展活动策划作为企业的一种营销手段,它肯定没有万能的方法,现实中不同行业的不同会展活动做法上却有着惊人的相似,略有不同的是会展活动的广告宣传做得多与少的问题,表现得极为简单。

从会展活动所面向的对象来看,大致可分为两种类型的会展:一是生产商面向经销商和代理商的会展,参展商旨在通过会展活动找到代理商或经销商;二是经销商为主体面向终端消费者的会展,参展商追求的是在会展活动上取得产品销量上的突破。但无论哪种类型会展的参展商,要通过会展活动达到预期目的,在很程度上不是参展商自身所能决定的,而是取决于举办方所搭建的平台是否有效。

一届会展活动的成功与否,其衡量标准应该是参展商的成交量的多少。当举办方把参展商的利益放在重要位置考虑时,对会展活动举办方的要求就不再是程序上的操作那么简单。在指导数届会展策划活动中,把一届会展分为几个阶段,不同阶段举办方要做的工作具体化,使会展活动策划理论更加清晰易于操作,现简述如下:

项目确定阶段。即确定举办哪种会展,哪一行业、参展商是属于哪类企业?在何时何地举办,会展活动的规模大小设定等。这里头的项目与时间地点有着密不可分的关系,需要考虑所选择的行业它的市场现状与发展趋势,考虑参展商所面向的客户的消费需求,因为许多产品在市场销售中有着明显的淡旺季之分,只有在特定的时间和地点举办会展,市场需求反映出足以让参展商赢得许多客户,能够确保交易额让参展商普遍满意,这个时间地点的选择就是最好的。同时也得考虑其它地区相同性质的会展,在时间上和行业内是否对你的会展造成影响。此外,值得一提的是会展活动的主题如何命名?近年来在一些行业的会展活动出现了产品分类的细化,如建材展分为地板、卫浴、橱柜等专业会展,在命名上通常喜欢冠上一个国际或全国等头衔,认为那样就显得大气。这种做法多了就显得胡夸,而且企业并不看好一个头衔就决定参展,因此,在命名上最好能体现出对参展企业的利好,包括体现出对企业形象和对产品形象的完美展示。

制定计划阶段。当项目确定后,制定实施计划就是关键一环。曾经看到不少会展活动举办方在这时的计划显得过于简单,基本上是一份广告排期表而已,并未形成整体的思路,广告内容极其草率。这一阶段应该制定全过程实施的周密计划,包括招商、宣传、后勤、外联、应急等方面,其中宣传的策划尤其关键,要细化到具体的过程、具体的时间、具体的宣传主题,注意把握全程的衔接,使宣传计划体现出层次分明逐步推进的完整思路,为会展活动顺利开展打好基础。切忌宣传的零乱和随意性,否则必将影响会展活动的总体效果。

招商阶段。会展活动成功的前提就看招商的工作是否顺利,这也是举办方最为关注的阶段,所以举办方会在招商之初付出不少代价,广告开道,线下跟进。会展活动举办方尽管做了不少宣传,线下业务人员也步步紧跟着各家企业,但招商的业绩却极不理想。这阶段出现的问题根源在于所做的宣传脱离参展商之需求的实际,由于举办方往往对具体的行业市场了解肤浅,无法做到把市场需求很好地展示给业内企业。而空洞的宣传对精明的企业经营者来说,引导和说服力都是很苍白的。也就是说,在招商阶段,举办方的宣传是面向潜在的参展商,此间的宣传要在充分了解市场的前提下,描绘好市场需求的庞大,而且要做到有理有据,使会展的宣传得到潜在客户的认同,让企业觉得本届会展是一次难得的营销良机,线下的招商自然就容易得多。因为会展招商具有时间紧迫性的特点,其宣传要视招商进度来跟进,前期描述市场需求,而后则可选择已招商成功,在行业内具有代表性的参展企业进行跟进宣传,起到行业号召性的效果。此间的宣传可以在行业性的媒体上去做,行业人士关注度会更高一些,宣传的成本反而低一些。

最后一个阶段:面向大众推广阶段。这里所说的大众不是指所有人,而是指参展商以外的客户群体。不同专业的会展活动所面向的群体是不同的,譬如参展商意图寻找代理商或经销商的会展活动,通常是面向业内人士和对该行业感兴趣的人士;如果是面向终端消费者的会展活动,涉及的群体就有所不同。这一阶段的会展活动策划重点是引导代理商或经销商加盟,或引导消费者到会展活动现场实施消费行为。因此,在宣传上就得体现出参展企业和参展产品的优势,特别是产品优势包括价格、质量方面的优势,激发会展活动所面向的群体的兴趣;在充分了解不同对象的需求的前提下,宣传上要体现出会展关注着客户的利益以及保障,让此类群体对会展给予最大的关注,促成其到会展活动现场实施交易。这一阶段的宣传应考虑在大众权威媒体进行,有利于会展开幕后的现场人气旺盛。

上海作为一个会展活动举办的热门地点,承接会展活动策划的展览公司、活动策划公司不在少数,而参展单位如果要在上海找到合适的展览公司或活动策划公司操办,这个也是会展活动中很重要的一个环节。

上海润卓营销策划有限公司 活动策划

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